Les 16 van 21 · 5 minuten · in de Plaud-app
Teamoverleg opnemen en notuleren
Meedoen aan het overleg in plaats van notuleren, en toch weten wie wat doet.
Na deze les kun je
- Een overleg opnemen en er notulen met besluiten en acties van laten maken
- Acties laten ordenen op wie, wat en wanneer
- Laten zien wat er is besproken zonder besluit
Notuleren kost tijd, en wie notuleert, doet minder mee. Met een opnameapparaat zoals Plaud of een opname-app neem je het overleg op en laat je daarna notulen maken. Kies het sjabloon voor een teamoverleg, of geef een eigen instructie: besproken punten, besluiten en acties.
Vraag aan het begin of iedereen akkoord is met de opname, en zeg waarvoor je hem gebruikt. Wie liever niet wordt opgenomen, moet dat kunnen zeggen. Spreek af hoe lang jullie de opname bewaren, bijvoorbeeld tot de notulen zijn goedgekeurd.
Laat de acties apart zetten met wie, wat en wanneer, en vraag wat er besproken is zonder besluit. Lees de notulen na voordat je ze rondstuurt: een opname kan namen of getallen verkeerd verstaan, zeker als mensen door elkaar praten.
Speel de demo zelf af
‹ Opnames
Weekstart recruitmentteam
Vandaag, 10:12
00:00:00
Opname loopt
Sleep over de tijdlijn om te spoelen. Spatie is pauze, pijltjes springen twee seconden.
De prompt
Hieronder staat de uitgeschreven tekst van ons teamoverleg. Maak notulen met deze kopjes: aanwezig, besproken punten, besluiten, acties (met wie, wat en wanneer), open punten zonder besluit. Gebruik alleen wat er gezegd is. Staat bij een actie geen datum of geen eigenaar, zet dat er dan bij. Maximaal één pagina.
Vul de stukken tussen [haken] in met je eigen gegevens.
Oefening
Neem je volgende teamoverleg op, met akkoord van iedereen, en laat er notulen van maken. Stuur ze binnen een uur rond en vraag of er iets ontbreekt.
Vraag vooraf of iedereen akkoord is met de opname.
Worden er kandidaten of flexkrachten besproken, dan staan die ook in de opname. Gebruik alleen een zakelijk account en bewaar de opname niet langer dan nodig.
Wil je dit voor je team laten inrichten, met vaste prompts en een training? Dat doet DigiStrijders, de initiatiefnemer van FlexRadar.