AI invoeren op je bureau: zo pak je het stap voor stap aan

Kies één taak die je team veel tijd kost en waar een fout weinig schade doet. Denk aan een eerste versie van een vacaturetekst, of een gespreksverslag dat je daarna zelf naleest. Werkt dat goed, dan breid je pas uit.

Houd vanaf het begin bij waar jullie AI gebruiken. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) raadt organisaties aan om in kaart te brengen welke AI-systemen ze gebruiken, en in te schatten in welke risicogroep van de AI-verordening die vallen. Een simpele lijst met per toepassing het doel en wie hem gebruikt is een goed begin.

Een bureau werkt elke dag met gegevens van kandidaten. Spreek daarom vooraf met je team af wat je wel en niet in een AI-assistent zet, en zet die afspraken op papier. Dan weet ook een nieuwe collega wat mag.

Laat collega's niet elk hun eigen gratis account gebruiken. Kies één zakelijk account voor het hele bureau, zodat je weet welke voorwaarden gelden en wie er toegang heeft.

Verwerkt een dienst persoonsgegevens voor jouw bureau, dan zijn jullie volgens de AP allebei verplicht om een verwerkersovereenkomst te hebben. Daarin staat onder meer dat de verwerker de gegevens niet voor eigen doeleinden mag gebruiken. Vraag de aanbieder daarom of ze een verwerkersovereenkomst aanbieden, en lees de voorwaarden of laat iemand dat voor je doen.

Sinds 2 februari 2025 moeten organisaties die AI-systemen gebruiken zorgen dat hun medewerkers AI-geletterd zijn, volgens de AP. Dat betekent dat ze genoeg weten en kunnen om AI verantwoord in te zetten. Dit geldt dus ook voor een bureau dat alleen een AI-assistent gebruikt.

De EU heeft deze regel in juli 2026 aangepast via de zogenoemde AI-omnibus. AI-geletterdheid blijft een verplichting, maar er is geen vast niveau voorgeschreven. Een certificaat is volgens de Europese Commissie niet nodig. Je mag intern bijhouden wie welke training heeft gevolgd en welke afspraken er zijn.

Wat je team moet weten, hangt af van hoe jullie AI gebruiken en welke risico's daarbij horen. Een goed begin: iedereen snapt wat AI is, waar jullie het gebruiken en wat er mis kan gaan. De FlexRadar Academy (/academy) helpt je team daarbij, met lessen over veilig werken en de AI-verordening.

De AI-verordening deelt AI-systemen in naar risico. AI voor werving en selectie valt onder hoog risico. Het voorbeeld van de AP is een systeem dat automatisch cv's selecteert voor de volgende ronde. Een organisatie die zo'n systeem gebruikt, moet volgens de AP onder meer zorgen voor menselijk toezicht en het systeem gebruiken volgens de gebruiksaanwijzing van de aanbieder.

Die regels zouden eerst in augustus 2026 ingaan. Via de AI-omnibus, die op 27 juli 2026 in werking trad, is dat verschoven. Volgens de Europese Commissie gelden de regels voor hoog-risicosystemen op het gebied van werkgelegenheid nu vanaf 2 december 2027. Niet elke pagina is daar al op bijgewerkt, dus kijk bij twijfel naar de actuele stand bij de Europese Commissie.

Uitstel betekent niet dat alles nu mag. Neemt een systeem volledig automatisch een besluit over een sollicitant, dan stelt de AVG nu al eisen. Kijkt er een mens mee, dan telt dat volgens de AP alleen als die tussenkomst betekenisvol is: de beoordelaar snapt op hoofdlijnen hoe het systeem werkt en kan de uitkomst echt veranderen. Laat de keuze over een kandidaat dus altijd bij een recruiter. Of jullie toepassing onder hoog risico valt, moet je bureau zelf nagaan. Twijfel je, vraag dan een jurist.

Plan na een paar weken een kort moment met het team. Kijk samen wat goed ging en wat niet. Scheelt het echt werk, of moet je veel herschrijven? Houden jullie je aan de afspraken over gegevens? Pas de huisregels aan waar dat nodig is, en kies pas daarna een volgende taak.

Dit artikel is geen juridisch advies. Het helpt je op weg. Voor je eigen situatie vraag je een jurist of je functionaris gegevensbescherming.